Sự kiện khai trương không chỉ là một buổi lễ mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm năng và tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ ngày đầu tiên. Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất, Công Nguyễn xin chia sẻ 7 bước lập kế hoạch chi tiết dưới đây.
Bước 1: Xác định Mục tiêu và Ngân sách Rõ ràng (Define)
Trước khi bắt đầu bất kỳ việc gì, bạn cần trả lời các câu hỏi:
-
Mục tiêu chính là gì? (Ví dụ: Tăng nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tham quan, ký hợp đồng,...)
-
Đối tượng khách mời là ai? (Khách hàng tiềm năng, đối tác, báo chí, người dân địa phương,...)
-
Ngân sách tối đa? Việc này quyết định quy mô sự kiện, phong cách trang trí và các hoạt động đi kèm.
-
Thời gian tổ chức: Chọn ngày giờ phù hợp (thường là cuối tuần hoặc ngày phong thủy tốt).
Bước 2: Lên Chủ đề (Concept) và Thiết kế Không gian Độc đáo (Design)
Chủ đề (Concept) là linh hồn của buổi lễ.
-
Ý tưởng chủ đạo: Chủ đề phải gắn liền với ngành nghề và sản phẩm của bạn (ví dụ: "Không gian Xanh" cho cửa hàng nội thất, "Màu sắc Công nghệ" cho cửa hàng thiết bị điện tử).
-
Thiết kế không gian: Đây là lúc các yếu tố nội thất, quảng cáo và trang trí (chuyên môn của Công Nguyễn) phát huy tác dụng:
-
Mặt tiền: Bảng hiệu, Standee phải thu hút, nổi bật.
-
Khu vực check-in/chụp ảnh: Thiết kế backdrop, cổng chào, thảm đỏ tạo điểm nhấn "sống ảo".
-
Không gian bên trong: Đảm bảo luồng di chuyển, trưng bày sản phẩm khoa học và trang trí theo concept đã chọn.
-
Bước 3: Lập Kế hoạch Hoạt động và Nội dung Chi tiết (Content)
Một sự kiện khai trương thành công cần có nội dung cuốn hút, không chỉ đơn thuần là cắt băng.
-
Kịch bản chương trình: Phân bổ thời gian hợp lý (nghi lễ, phát biểu, văn nghệ, rút thăm trúng thưởng,...)
-
Tiết mục điểm nhấn: Mời MC, ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tổ chức các mini-game, workshop liên quan đến sản phẩm để giữ chân khách hàng.
-
Lời mời/Thư mời: Thiết kế ấn tượng, truyền tải đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm và ưu đãi đặc biệt (nếu có).
Bước 4: Chuẩn bị Cơ sở Vật chất và Trang thiết bị (Setup)
Đảm bảo mọi thứ sẵn sàng về mặt vật lý và kỹ thuật:
-
Thuê/Chuẩn bị thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED, quạt/điều hòa, bàn ghế.
-
Gia công quảng cáo: Bảng hiệu mới, Pano, banner, hộp đèn, các vật phẩm trang trí. (Liên hệ Công Nguyễn để gia công CNC, Laser, In UV chất lượng cao).
-
Lên phương án dự phòng: Đảm bảo có thiết bị dự phòng (micro, pin,...) và phương án đối phó với thời tiết xấu (dù, bạt che).
Bước 5: Kế hoạch Truyền thông và Quảng bá (Marketing)
Thông báo rộng rãi về sự kiện để tối đa hóa lượng khách tham dự.
-
Truyền thông Online: Đăng tải thông tin trên Fanpage, Website, chạy quảng cáo nhắm mục tiêu.
-
Truyền thông Offline: Phát tờ rơi, đặt bảng quảng cáo (Pano) tại khu vực lân cận, mời báo chí/KOLs/Blogger đến dự.
-
Ưu đãi khai trương: Tạo các chương trình giảm giá, quà tặng, voucher giới hạn trong ngày khai trương để thúc đẩy mua sắm.
Bước 6: Tổng duyệt và Quản lý Rủi ro (Rehearsal)
Một sự kiện không thể thành công nếu thiếu khâu tổng duyệt.
-
Chạy thử kịch bản: Thực hiện đầy đủ các bước của chương trình, kiểm tra âm thanh, ánh sáng.
-
Phân công nhân sự: Giao nhiệm vụ cụ thể (đón khách, hướng dẫn, quản lý quà tặng, hậu cần) và đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò.
-
Đánh giá rủi ro: Dự đoán các vấn đề có thể xảy ra (kẹt xe, mất điện, thiếu đồ ăn/thức uống,...) và chuẩn bị phương án xử lý.
Bước 7: Thu thập Phản hồi và Chăm sóc sau Sự kiện (Follow-up)
Sự kiện kết thúc không có nghĩa là công việc đã xong.
-
Thu thập thông tin: Lấy danh sách email/số điện thoại từ khách hàng check-in hoặc tham gia trò chơi.
-
Truyền thông sau sự kiện: Đăng tải hình ảnh, video đẹp lên mạng xã hội, gửi lời cảm ơn đến khách hàng và đối tác.
-
Đo lường hiệu quả: Đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu (lượng khách, doanh số, phản hồi khách hàng) để rút kinh nghiệm cho các lần sau
___________________________________
QUẢNG CÁO CÔNG NGUYỄN
0938 356 395 & 0934 809 175
314 Ấp Bàu Lòng - Xã Trừ Văn Thố - TPHCM
